誰でも簡単に作れるコピペ事故報告書

事故報告書って面倒ですよね。
何かクレームがあった場合などに提出する事故報告書。

はっきり言って体裁ばかりつくろう報告書が多いです。

そんな時、誰でも簡単にできて社内の改善にも役立つ報告書の作り方
ご紹介いたします。

印刷、製本関連でのお仕事にはもってこいです。
是非コピペで使ってください。

報告書の意味

本来、事故報告書はお客様からのクレームなどに対して謝罪と事故原因、改善策などを明記し相手に伝えるものです。
実際そうでなくてはありません。
しかしながら、事故報告書はお客様だけに伝える文書だけを作っていては
本当の意味で社内の改善策になりません。

営業的には、お客様に誠意を伝え、
社内的には会社の仕事の見直しとしての役割が報告書なのです。

筆者も20年あまりで300枚以上の報告書を作ってまいりました。
何の自慢にもなりません(笑)
製本事故、労働事故を含め300回以上ミスってきたわけですから
最低の管理者かもしれません。

しかし数年前からせっかく時間を割いているのだから
社内の勉強代にしようと思い、事故報告書は形式化して
中身を充実させることとしました。

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報告書のポイント

上記画像を参照してください。
これが報告書の流れです。
必要以上な言葉は省略したほうがスッキリして
相手に伝わります。

ポイントは〇数字で7つあります。

⓵⓶は役職、会社名などは正式名称にしましょう。

⓷の内容はわかりきったことなので
簡単でいいと思います。

例)本の表紙に傷がある
例)本文のページがつながらない

など

⓸は社内調査で断定できればいいですが、断定できない場合は
〇〇部~〇〇部に範囲
アバウトな数字で書いて
コメントを付け加えておくといいでしょう。

例)※現在のことろ100部~200部内ですが、社内の各工程ごとに数字を拾い出している
最中ですので、後日改めて報告いたします。

など

これで時間稼ぎできますので
この間に実際に社内調査します。

⓹については
実際の稼働日時、稼働機械種類、作業員〇〇名など
簡潔なほうがいいと思います。

⓺は原因についてです。
ここは重要ポイントになります。

まず、<原因の特定>とわざわざ特定としています。
これは特定をしたことによってしっかりと調査しましたという裏側に意味がこめられています。
原因だけでは文章がぼやけてしまいます。

さらに
<発生の原因><流出の原因>
わざわざ2つにわけていることにも意味があります。

基本的に事故が発生することは
機械的な操作ミス、機械のメンテナンス不具合などの理由です。

例)機械操作手順は正しかったが、停止ボタンが壊れていたため

などです。

一方事故商品を流出させたことは
発生させた不良品を混入させた原因です。

例)検査漏れしたため
例)不良品の識別の方法が悪く、作業テーブルの上に置いたままだった

などです。

⓻の対策については
⓺の原因についての対策を書きます。
発生と流出について共に
書きましょう。

例)検査漏れの対策
機械の2か所しか日々の定期点検をしていなっかったところ
停止ボタンが実際に機能しているか毎日確認することとした。
例)不良品の識別に関しては専用の不良品箱を作り、その箱からは作業が終わるまで
手を付けないこととし良品、不良品の識別をする。

などです。

最後にまとめて
改善内容をどのように作業員に周知したかを明記すると
説得力があります。

例)対策については、〇年〇月〇日の全体朝礼で担当部署管理者が
発表し、朝礼後該当作業員とのミーテング及び現場で作業確認をした。

など入れ込むと説得力が増します。

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報告書をコピペする

前章でのポイント参照に
コピペして使ってください。

ワードやメモなどにコピーして使えると思います。

〇〇御中
担当     〇〇様
平成〇年〇月〇日
〇〇〇〇株式会社
役職〇〇 名前〇〇
事  故  報  告  書貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
このたび品名「〇〇〇〇」の〇〇の作業において不良品を流出させてしまい
関係者の方々にご迷惑をおかけしました。深くお詫び申し上げます。
つきましては下記に原因の特定及び今後の対策について記しましたので
ご査証くださいますようお願いいたします。

(内容)

(発生想定数)

(加工状況)

(原因の特定)
・発生原因
1.
2.
3.
4.
・流出原因
1.
2.
3.
4.

(今後の対策)
1.
2.
3.

以上が報告となります。
品質管理基準を遵守し、社員一同全力で再発防止に努めてまいります。

以上

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報告書を実際に書く

実際に書く場合のポイントは

  • 報告のポイントを頭に入れること
  • 実際の調査では必要な日報などを探す必要があります
  • 専門用語は絶対つかわないようにしましょう
  • 文章力は関係ありません
  • 事故が起きたらすぐに書きましょう

実際に筆者が心がけていることです。
さらに
誰でもわかる言葉を使うと読みやすい報告書になります。

難しく考えると書けなくなります。
サクッと書きましょう。
時間をかけてもかけなくても
内容に大差はないです。

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報告書をアレンジする

報告書を作って物足りないなど見た目にも説得力にもこだわりたい場合には
文章の途中、機械の画像を取り入れ言葉の説明にプラスしたビジュアル効果も期待できるので
しつこいお客様には便利です。

機械の画像は普段から用意しておくと手間が省けます。

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まとめ

  • 報告書は書く前に頭でイメージしておく
  • 原因の調査をしながら会社の欠点をみつける
  • 記録を残す、資料の準備をする
  • 報告書を書くことに専念しないようにしよう
  • 事故、クレームを会社の財産にする

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